पीठासीन/प्रथम मतदान अधिकारी के कार्य|निर्वाचन सामग्री|ई०वी०एम० एवं वी०वी०पैट से सम्बन्धित निर्देश|मतपत्र लेखा ( 17 C या 17 ग)|सांविधिक लिफाफा|असांविधिक लिफाफा| विभिन्न पैकेट||ए०एस०डी० मतदाता।विधानसभा सामान्य निर्वाचन/चुनाव ||पीठासीन अधिकारी द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्र pdf।
पीठासीन/प्रथम मतदान अधिकारी के कार्य/मतदान के एक दिन पूर्व रवानगीं स्थल पर-
1.यह सुनिश्चित करें कि आपको प्राप्त बैलेट यूनिट तथा कट्रोल यूनिट आपकी मतदेय स्थल की ही है।
2.मतदेय स्थल का नाम व नम्बर तथा उसकी स्थिति एवं नियुक्ति आदेश को सावधानीपूर्वक जांच लें।
3.पेपरसील की क्रम संख्या को चेक कर उसका नम्बर नोट कर लें।
4.चुनाव अभिकर्ता / प्रत्याशी के नमूना हस्ताक्षर प्राप्त कर लें, जो मतदेय स्थल पर चुनाव अभिकर्ता के नियुक्ति पत्र पर किये गयें।
निर्वाचन सामग्री-
अपने मतदान स्थल से सम्बन्धित काउन्टर से अपने बूथ की समस्त सामग्री प्राप्त कर चेक लिस्ट से मिलान करें।
जैसे:
1. ई०वी०एम० (बी.यू. सी.यू. वी.वी. पैट)
2. निर्वाचक नामावली की चिन्हित प्रति
3. निर्वाचक नामावली वर्किंग प्रति
4. टेन्डर मत पत्र
5. ग्रीन पेपर सील
6. स्ट्रिप सील, पिंक पेपर सील
7. एड्रेस टैग, स्पेशल टैग
8. मतदान रजिस्टर प्रारूप 17क
9. अमिट स्याही
10. प्लास्टिक का डिब्बा
11. ब्राससील
12. एरोकास मोहर
13. मतदाता स्लिप
14. प्रत्याशियों की सूची प्रारूप 7 ए
15. सी. एस. वी. सूची यदि हो
16. पीठासीन अधिकारी की डायरी
17. विभिन्न प्रकार के प्रारूप एवं लिफाफें तथा साइन बोर्ड
18. प्रत्याशियों / निर्वाचन अभिकर्ता के हस्ताक्षर की प्रति एवं अन्य सामग्री प्राप्त कर मिलान कर लें।
ई०वी०एम० एवं वी०वी०पैट से सम्बन्धित निर्देश-
1.कट्रोल यूनिट का कैण्डीडेट सेक्सन अच्छी तरह से सील हो और एड्रेस टैग सही लगा हो ।
2.सभी एड्रेस टैग पर मतदान केन्द्र की संख्या व नाम की जांच कर लें।
3.ई०वी०एम० / वी०वी०पैट प्राप्त करते समय सुनिश्चित कर लें कि बैलेट यूनिट पर बैलेट पेपर ठीक ढंग से लगा है।
4.सम्बन्धित बूथ के लिये ई०वी०एम० / वी०वी०पैट के नम्बरों का मिलान कर लिया जाये।
5.यह ध्यान रखा जाये कि वी०वी०पैट के पीछे स्थिति सेलेक्शन स्वीच (बटन) को घुमाकर परिवहन के समय क्षैतिज (बेंडा) तथा मतदान के समय उर्ध्वाधर (खड़ा) रखा जाये।
6.इस प्रक्रिया में 07 पर्चियाँ जो मशीन के आटो टेस्ट से सम्बन्धित होती है और जिन पर नॉट फार काउन्ट लिखा होगा निकलेगीं। मॉकपोल प्रारम्भ करने से पूर्व सी०आर०सी० (क्लोज, रिजल्ट तथा क्लीयर बटन दबायें)।
7.यदि लिंक एरर प्रदर्शित हो तो केबिल को पुनः ठीक से लगाये कुछ क्षण बाद उम्मीदवारों की संख्या कुल पड़े मत 0 तथा उम्मीदवारो के लिए पड़े मतो की संख्या 0 प्रदर्शित होगी ।
8.मॉकपोल प्रारम्भ करते हुए प्रत्येक प्रत्याशी को न्यूनतम एक मत देते हुए (नोटा सहित ) न्यूनतम 50 मत डाले जाये।
9.सन्तुष्ट हो ले कि वी०वी०पैट में बी०यू० के प्रत्याशियों से सम्बन्धित चुनाव चिन्ह के ही स्लिप आ रहे है।
10.मॉकपोल समाप्त करने हेतु क्लोज बटन दबाने के कुछ समय बाद रिजल्ट बटन दबाये तथा उसका मिलान करते हुए मॉकपोल का प्रमाण पत्र स्वयं तथा मतदान अभिकर्ताओं के हस्ताक्षर के उपरान्त जारी करें।
11.अब क्लियर बटन दबा कर वास्तविक मतदान के लिए मशीन सील करते हुए तैयार करें।
12.वी०वी०पैट से निकली मॉकपोल पर्ची के पिछले हिस्से पर रबर की मोहर लगाएं तथा उन्हे विशेष काले लिफाफे में रख कर स्वयं व मतदान अभिकर्ताओं का हस्ताक्षर करें।
13.लिफाफे पर मतदान केन्द्र संख्या व नाम लिखने के उपरान्त उसे प्लास्टिक बॉक्स में डालकर पिंक पेपर सील से सील करें।
14.अब निर्धारित प्रारूप पर प्रमाण पत्र जारी करते हुए वी०वी०पैट ड्राप बाक्स तथा सी०यू० को सील करें।
पीठासीन अधिकारी के कार्य : मतदान के दौरान
1.गोपनीयता एवं मतदान प्रारम्भ होने की घोषणा करनी।
2.मतदान के प्रत्येक 2 घण्टे के अन्तराल पर कुल पड़े मतों का प्रतिशत (महिला मतदाताओं की पृथक संख्या सहित ) सेक्टर मजिस्ट्रेट को अवगत कराना एवं पीठासीन की डायरी में नोट करना है।
3.सभी मतदान अधिकारियों पर नियंत्रण रखना.
4.विजिट सीट पर निरीक्षण हेतु आये सेक्टर / जोनल मजिस्ट्रेट, प्रेक्षक महोदय, जिला निर्वाचन अधिकारी आदि की प्रविष्टि अंकित करते हुए हस्ताक्षर प्राप्त करना.
5.मतदान समाप्ति का नियत समय 05:00 बजे तक है। वह मतदाता जो सांयकाल निर्धारित समय तक मतदान स्थल पर उपस्थित हो जाते हैं उन्हें वोट देने की अनुमति प्रदान करेगा।
6.पीठासीन अधिकारी द्वारा उस समय पंक्ति में अन्तिम खडे मतदाता को क्रम संख्या - 01 की स्लिप प्रदान करते हुए सभी मतदाताओं को स्लिप प्रदान कर दी जायेगी तथा उन्हें पंक्ति के क्रम से मतदान की अनुमति प्रदान की जायेगी.
7.अन्त में क्रम संख्या-01 स्लिप प्राप्त मतदाता के मतदान के उपरान्त मतदान समाप्ति की कार्यवाही की जायेगी।
8.मतदान समाप्ति की घोषणा कर ई० वी० एम० एवं वी०वी०पैट को कैरिंग बाक्स में रखकर एड्रेस सील से सील करेगें।
पीठासीन अधिकारी के कार्य :मतदान समाप्त होने के पश्चात
1.ई०वी०एम० मशीन का क्लोज बटन दबाया जायेगा जिससे कुल पड़े मत प्रदर्शित होगें।
2.ई०वी०एम० ऑफ कर कनेक्शन अलग करते हुए मतदान समाप्ति की घोषणा निर्धारित प्रारूप पर मतदान अभिकर्ता की उपस्थिति में की जायेगी।
3.मशीन को सील बन्द करने की प्रक्रिया, विभिन्न घोषणाओं / सूचनाओं को अन्तिम रूप देना तथा सांविधिक / असांविधिक लिफाफों / अन्य लिफाफों तथा अवशेष सामग्री को एकत्रित कर व्यवस्थित करने की कार्यवाही की जायेगी।
महत्वपूर्ण अभिलेख
मतपत्र लेखा ( 17 C या 17 ग)
1.इस महत्वपूर्ण अभिलेख हेतु मतदाता रजिस्टर 17 – क (17-A) में कुल मतों एवं ई०वी०एम० में पड़े मतों का विवरण भरना है।
2.यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मतदाता बैलेट बटन दबाने के उपरान्त अज्ञानतावश मतदान से वंचित न रहें इस हेतु बीप की आवाज सुनते रहें। अन्यथा मतपत्र लेखा में विसंगति आ जाती है।
3.यदि मतदाता पर्ची जारी होने के उपरान्त 17- क (17 A) में प्रविष्ट होने के उपरान्त मतदान न करने का निर्णय लिया है तो उनकी भी संख्या नोट कर ली जाये जिससे मतपत्र लेखा सही / सन्तुलित रहे।
4.मतपत्र लेखा की एक प्रति ऐजेण्ट द्वारा मांगे जाने पर प्रदान की जाये तथा उसकी प्राप्ति पर ऐजेण्ट से हस्ताक्षर ले लिये जायें।
5.रिटर्निंग आफिसर के पास इसकी दो प्रतियाँ जमा की जायें तथा एक प्रति कन्ट्रोल यूनिट के साथ भी बांधी जाये|
लिफाफों को क्रम से रखने की प्रक्रिया -
चार तरह के लिफाफे/पैकेट व्यवस्थित करने होते है| जो रंगों के आधार पर क्रम से लगाएं| साथ ही साथ आपको आपके जिले में एक चेक लिस्ट दी जयेगी जो आपको सहायता करेगी|
पैकेट संख्या 1:- सांविधिक लिफाफा हरे रंग के कवर में
पैकेट संख्या 2:- असांविधिक लिफाफा पीले रंग के कवर में
पैकेट संख्या 3:- भूरे रंग के कवर में
पैकेट संख्या 4 :- नीले रंग के कवर में
पैकेट संख्या 1:- सांविधिक लिफाफा हरे रंग के कवर में
1. मतदाता सूची की कार्य प्रति का लिफाफा
2. मतदाता रजिस्टर (निर्धारित प्रारूप 17क या 17 A लिफाफा)
3. मतदाता पर्ची का लिफाफा
4. टेण्डर मतपत्र का लिफाफा (अप्रयुक्त) ।
5. टेण्डर मतपत्र एवं प्रारूप 17ख का लिफाफा।
पैकेट संख्या 2:- असांविधिक लिफाफा पीले रंग के कवर में
1. मतदाता सूची की अन्य प्रतियों का लिफाफा।
2. पोलिंग ऐजेण्ट का लिफाफा प्रपत्र 10
3. चैलेंज मत फार्म 14 का लिफाफा
4. अंधे एवं शिथिलांग मतदाताओं एवं सहायकों का प्रारूप 14ए लिफाफा
5. चैलेंज वोट की रसीद बुक का लिफाफा
6. ऐसे मतदाताओं की सूची एवं उनकी घोषणाएं जो उम्र के बाबत प्राप्त की गयी है का लिफाफा
7. अप्रयुक्त / क्षतिग्रस्त ग्रीन पेपर सील का लिफाफा
8. अप्रयुक्त मतदाता पर्ची का लिफाफा
9. अप्रयुक्त / क्षतिग्रस्त स्पेशल टैग का लिफाफा
10. अप्रयुक्त एवं क्षतिग्रस्त स्ट्रिप सील का लिफाफा
11. प्रारूप - 12 बी में निर्वाचन ड्यूटी प्रमाण पत्र से युक्त लिफाफा
पैकेट संख्या 3:- भूरे रंग के कवर में
1. पीठासीन अधिकारी की हस्तपुस्तिका
2. ई०वी०एम० मैनुअल
3. अमिट स्याही
4. इंकपैड
5. पीठासीन अधिकारी की धातु मुद्रा (इसको अलग से अपने पास सुरक्षित रखें तथा दिखा कर दें)
6. एरोंक्रास की निशान वाली मोहर
7. अमिट स्याही रखने के लिए कप
पैकेट संख्या 4 :- नीले रंग के कवर में
1. अप्रयुक्त कपड़े का थैला / कपड़ा
2. रिर्टनिंग आफीसर द्वारा निर्देशित अन्य कागजात युक्त लिफाफा
3. अन्य समस्त अवशेष सामग्री यदि कोई हो
प्रथम मतदान अधिकारी-
1.प्रथम मतदान अधिकारी निर्वाचक नामावली की चिन्हित प्रति का प्रभारी होगा और मतदाता की पहचान के लिये उत्तरदायी होगा।
2. मतदान स्थल में प्रवेश करने पर मतदाता सीधे प्रथम मतदान अधिकारी के पास ही जायेगा जो पहचान के बारे में अपना समाधान करेगा।
3.मतदाता की पहचान सुनिश्चित हो जाने पर लाल स्याही से सम्बन्धित पुरुष मतदाता के विवरण बाक्स में तिरछी रेखा खींचेगा महिला मतदाता की स्थिति में लाल स्याही से बाक्स के ऊपरी हिस्से में बायी तरफ अंकित मतदाता क्रमांक को गोल भी करेगा।
4.मतदान की समाप्ति पर कुल डाले गए वोट में महिला व पुरुष वोटरों की संख्या अलग अलग बताना।
ए०एस०डी० मतदाता
1.यदि मतदाता निर्वाचक नामावली में किसी मतदाता के आगे अनुपस्थित (एबसेन्ट) कहीं और निवासित (शिफ्टेड), मृत (डेड) अंकित है तो ऐसे मतदाता ए०एस०डी० मतदाता कहलाते हैं।
2.ऐसे मतदाता के मतदान स्थल पर उपस्थित होने पर उसकी पहचान सुनिश्चित करने के बाद निर्धारित प्रारूप पर घोषणा भरवाते हुए मतदान की अनुमति प्रदान की जाये।
ई०वी०एम० एवं वी०वी०पैट से सम्बन्धित निर्देश-
1.कट्रोल यूनिट का कैण्डीडेट सेक्सन अच्छी तरह से सील हो और एड्रेस टैग सही लगा हो ।
2.सभी एड्रेस टैग पर मतदान केन्द्र की संख्या व नाम की जांच कर लें।
3.ई०वी०एम० / वी०वी०पैट प्राप्त करते समय सुनिश्चित कर लें कि बैलेट यूनिट पर बैलेट पेपर ठीक ढंग से लगा है।
4.सम्बन्धित बूथ के लिये ई०वी०एम० / वी०वी०पैट के नम्बरों का मिलान कर लिया जाये।
5.यह ध्यान रखा जाये कि वी०वी०पैट के पीछे स्थिति सेलेक्शन स्वीच (बटन) को घुमाकर परिवहन के समय क्षैतिज (बेंडा) तथा मतदान के समय उर्ध्वाधर (खड़ा) रखा जाये।
पीठासीन अधिकारी द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्र pdf -👇👇👇👇
Functions of Presiding/First Polling Officer|Election Material|Instructions related to EVM and VVPAT|Ball Paper Account (17C or 17C)|Statutory Envelope|Non-Statutory Envelope. Various Packets||ASD Voters.Assembly General Election/Election||Forms to be filled by Presiding Officer pdf.
At the place of departure one day before the work/polling of the Presiding/First Polling Officer-
1. Make sure that the Ballot Unit and Control Unit received by you are from your polling place.
2. Carefully check the name and number of the polling place and its status and appointment order.
3. Check the serial number of the paper and note down its number.
4. Obtain the specimen signature of the election agent / candidate, which was done on the election agent's appointment letter at the polling place.
Before going on election duty, take all these essential items, otherwise there will be trouble.
election material-
Get all the material of your booth from the counter related to your polling place and match it with the check list.
like:
1. EVM (BU CU VV PAT)
2. Marked copy of electoral roll
3. Electoral Roll Working Copy
4. Tender Ballot Paper
5. Green Paper Seal
6. Strip Seal, Pink Paper Seal
7. Address Tag, Special Tag
8. Voting Register Form 17A
9. Indelible ink
10. Plastic Box
11. Brassil
12. Aerocas Mohr
13. Voter Slip
14. List of Candidates Format 7A
15. C. S. v. list if any
16. Diary of the Presiding Officer
17. Variety of formats and envelopes and sign boards
18. Get a copy of the signature of the candidates / election agent and other material and match it.
Functions of Polling Officers, Various Forms, Seals, Complete Information of Ballot Boxes, Complete Details in Simple Language, Download PDF File,
Instructions related to EVM and VVPAT-
1. The candidate section of the control unit should be properly sealed and the address tag fitted.
2. Check the number and name of the polling station on all address tags.
3. While receiving the EVM/VVPAT, ensure that the ballot paper is properly mounted on the ballot unit.
4. The numbers of EVM / VVPAT should be matched for the respective booth.
5. Care should be taken that the position selection switch (button) behind the VVPAT should be kept horizontal (bent) at the time of transportation and vertical (standing) at the time of voting.
6. In this process 07 slips which are related to the auto test of the machine and on which Not for Count will be written. CRC (Press close, result and clear button) before starting the mock poll.
7. If the link error is displayed, after a few moments, the number of candidates, the total votes cast 0 and the number of votes cast for the candidates, will be displayed again after a few moments.
8. Starting the mock poll, a minimum of 50 votes (including NOTA) should be cast giving each candidate a minimum of one vote.
9. Be satisfied that only the slips of the election symbols related to the candidates of BU are coming in the VVPAT.
10. After pressing the close button to end the mock poll, after some time press the result button and matching it, issue the mock poll certificate after the signature of yourself and the polling agents.
11. Now prepare the sealing machine for actual voting by pressing the clear button.
12. Put a rubber stamp on the back side of the mockpole slip drawn from the VVPAT and put the signatures of yourself and the polling agents by placing them in a special black envelope.
13. After writing the polling station number and name on the envelope, put it in a plastic box and seal it with a pink paper seal.
14. Now seal the VVPAT drop box and CU by issuing the certificate on the prescribed format.
Statutory Non-Statutory Envelopes, All Envelopes Made, See With Pictures
Functions of Presiding Officer : During Polling
1. Announcement of secrecy and commencement of voting.
2. At the interval of every 2 hours of voting, the percentage of total votes cast (including separate number of women voters) is to be informed to the Sector Magistrate and noted in the presiding diary.
3. To exercise control over all polling officers.
4. Obtaining signature by marking the entry of Sector / Zonal Magistrate, Observer, District Election Officer etc. who came for inspection on the visit seat.
5.The scheduled closing time of polling is 05:00 PM. He shall allow the voter who is present at the polling place till the prescribed time in the evening, to vote.
6. The Presiding Officer will provide the slip of serial number-01 to the last voter standing in the row at that time and all the voters will be given the slip and they will be allowed to vote in the order of the row.
7. Finally, after the voter receives the serial number-01 slip, the process of ending the poll will be done.
8. After declaring the end of polling, keep EVM and VVPAT in the carrying box and seal it with address seal.
Vidhansabha General Election 2022||Voting Material Envelopes and Female Male Marking Papers and Duties of Officers-
Functions of the Presiding Officer: After the poll is over
1. The close button of the EVM machine will be pressed, which will display the total votes cast.
2. After disconnecting the connection by disconnecting the EVM, the announcement of the end of the poll will be made on the prescribed format in the presence of the polling agent.
3. Process of sealing the machine, finalization of various announcements/information andAction will be taken to collect and organize the statutory / non-statutory envelopes / other envelopes and the remaining material.
important records
Ballot Accounting ( 17C or 17C)
1. For this important record, the details of total votes cast in voter register 17-A (17-A) and votes polled in EVM have to be filled.
2. It should be ensured that after pressing the ballot button, voters keep hearing the sound of beeps so that they are not deprived of voting due to ignorance. Otherwise, discrepancy occurs in the ballot account.
3. If after the issue of voter slip, after entering 17-A (17A), it has been decided not to vote, then their number should also be noted so that the ballot paper account remains correct / balanced.
4. A copy of the ballot paper account should be provided on demand by the agent and on receipt thereof, the signature of the agent should be taken.
5. Two copies of this should be deposited with the Returning Officer and one copy should also be attached with the control unit.
Procedure for placing envelopes in sequence -
Four types of envelopes/packets are to be arranged. Which should be arranged in order of colors. Along with this, you will be given a check list in your district which will help you.
Packet No. 1: Statutory Envelope in Green Cover
Packet No. 2:- Non-Statutory Envelope in Yellow Cover
Packet No. 3:- In Brown Cover
Packet No. 4 :- In Blue Cover
Packet No. 1: Statutory Envelope in Green Cover
1. Envelope of working copy of voter list
2. Register of Voters (Prescribed Form 17A or 17A Envelope)
3. Voter Slip Envelope
4. Tender Ballot Paper Envelope (Unused).
5. Tender ballot paper and envelope of Form 17B.
Packet No. 2:- Non-Statutory Envelope in Yellow Cover
1. Envelope containing other copies of voter list.
2. Polling Agent's Envelope Form 10
3. Envelope of Challenge Vote Form 14
4. Form 14A Envelope of blind and disabled voters and assistants
5. Envelope of Receipt Book of Challenge Vote
6. Envelope containing the list of voters and their declarations received regarding age
7. Unused/damaged green paper sealed envelope
8. Envelope of unused voter slip
9. Envelope of unused/damaged special tag
10. Unused and damaged strip seal envelope
11. Envelope containing Election Duty Certificate in Format - 12B
Packet No. 3:- In Brown Cover
1. Handbook of the Presiding Officer
2. EVM Manual
3. Indelible ink
4. Inkpad
5. Metal currency of the Presiding Officer (Keep this separately with you and show it)
6. Aroncross stamp
7. Cup to hold indelible ink
Packet No. 4 :- In Blue Cover
1. Unused Cloth Bag/Cloth
2. Envelope containing other documents as directed by the Returning Officer
3. All other residual material, if any
First Polling Officer-
1. The First Polling Officer shall be in charge of the marked copy of the electoral roll and shall be responsible for the identification of the voter.
2. On entering the polling place, the voter will go directly to the first polling officer who will satisfy himself about the identity.
3. Once the identity of the voter is confirmed, he will draw a diagonal line in the particular box of the male voter with red ink. In the case of a female voter, he will also round the voter number marked on the upper left side of the box with red ink.
4. At the end of the poll, the number of female and male voters in the total votes cast separately should be given.
ASD Voters
1. If the voter is marked absent (absent) in the electoral roll, living somewhere else (shifted), dead (dead) then such voters are called ASD voters.
2. After ensuring the identity of such a voter appearing at the polling place, permission should be given to vote by filling the declaration on the prescribed format.
Instructions related to EVM and VVPAT-
1. The candidate section of the control unit should be properly sealed and the address tag fitted.
2. Check the number and name of the polling station on all address tags.
3. While receiving the EVM/VVPAT, ensure that the ballot paper is properly mounted on the ballot unit.
4. The numbers of EVM / VVPAT should be matched for the respective booth.
5. Care should be taken that the position selection switch (button) behind the VVPAT should be kept horizontal (bent) at the time of transportation and vertical (standing) at the time of voting.
Forms to be filled by the Presiding Officer pdf -👇👇👇👇
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